Assi Group Oy omistaa ja operoi Lappeenrannassa sijaitsevia Vapaudenaukion ja Armilanlinnan toimistokohteita. Ne ovat monipuolisia yrityskeskittymiä, joissa toimii kymmeniä organisaatioita eri toimialoilta. Yhteensä 17 000 m2 monipuolisine tiloineen rakennukset muodostavat merkittävän kiinteistökokonaisuuden, jonka hallinta edellyttää jatkuvaa koordinointia vuokralaisten, sopimusten, laskutuksen ja tilatietojen välillä.
Kun kiinteistökokonaisuus kasvaa ja asiakkaita on useita kymmeniä, perinteiset työkalut eivät enää riitä. Assi Groupin kiinteistöliiketoiminnan johtaja Markku Hokkanen tunnisti tarpeen modernille ja kokonaisvaltaiselle järjestelmälle, joka toisi kaikki kiinteistöliiketoiminnan keskeiset tiedot yhteen.
“Ensimmäisen kerran minulla on käytössä ohjelmisto, jossa voin muodostaa tarjouksia, seurata mittareiden kautta toimintaamme sekä tunnistaa keskeiset kehittämiskohteet arjessa ja toimiston väki voi hoitaa laskutuksen, sopimuskorotukset sekä jatkossa ylläpitää tuotehinnastoa. Ihmettelenkin, miksei liikekiinteistöpuolelle ole aiemmin tällaista tehty.”
— Markku Hokkanen, Johtaja, kiinteistöliiketoiminta, Assi Group
Ennen Assettia Assi Groupin päivittäinen toiminta oli tuttua monille kiinteistöalan toimijoille: tiedot sijaitsivat useassa eri paikassa, ja kokonaiskuvan muodostaminen oli työlästä.
Vuokrasopimuksiin liittyvät laskutustiedot olivat reskontrajärjestelmässä, asiakkuuksia hallittiin pääosin Excel-taulukoissa ja sähköposteissa, ja tarjouksia tehtiin erillisissä tiedostoissa.
Käytännössä tämä tarkoitti, että:
Vaikka osajärjestelmät toimivat kukin omassa tehtävässään, ne eivät keskustelleet keskenään. Tämä johti siihen, että tärkeä tieto oli olemassa – mutta ei yhdessä paikassa eikä aina oikeassa muodossa.
Assi Group löysi ratkaisun Assetista, kiinteistövarainhallinnan ohjelmistosta, joka kokoaa yhteen kiinteistöt, tilat, vuokrasopimukset, asiakkaat ja taloudelliset tiedot yhdeksi kokonaisuudeksi. Myös vanhentuneen avaintenhallintaohjelman, jonka tuki oli jo lakannut, kohtalo piti ratkaista ja löytää tilalle jokin vaihtoehto. Tähänkin Assetti tarjosi näppärän ratkaisun osana kokonaisuutta.
Assetti eroaa monista markkinoilla olevista työkaluista siinä, että se ei ole vain sijoituskiinteistöjen raportointijärjestelmä, vaan kokonaisvaltainen operatiivisen kiinteistöjohtamisen alusta.
Assi Group hyödyntää Assettia nyt ja jatkossa seuraaviin kokonaisuuksiin:
Assetin käyttöönoton myötä Assi Group sai ensimmäistä kertaa käyttöönsä järjestelmän, jossa koko kiinteistöliiketoiminnan arki näkyy yhdellä silmäyksellä.
Tarjousten tekeminen, sopimusten hallinta ja laskutus ovat osa yhtä ja samaa prosessia. Tämä vähentää virheiden riskiä, poistaa päällekkäistä työtä ja parantaa tiimin sisäistä tiedonkulkua.
“Assetissa on helppokäyttöinen käyttöliittymä, ja tieto on loogisesti organisoitu. Nyt kun asiakaspalaverissa puhutaan tietyistä tiloista tai sopimuksista, voimme heti avata ne ja nähdä ajantasaisen tilanteen – ilman, että tarvitsee etsiä tiedostoja eri paikoista.”
— Markku Hokkanen
Kun tiedot ovat samassa paikassa, myös yhteistyö sujuu paremmin.
Assetin avulla Assi Groupin tiimit voivat työskennellä yhteisellä tietopohjalla. Myynti, talous ja hallinto näkevät saman kokonaisuuden – kukin omasta näkökulmastaan, mutta samoilla tiedoilla.
Kaikki tämä tapahtuu ilman, että tarvitaan raskasta IT-integraatiota tai useita eri ohjelmistoja. Assetti toimii selainpohjaisesti, ja käyttöönotto onnistui Assilla nopeasti.
Assi Groupin tavoitteena oli löytää ratkaisu, joka olisi nopea ottaa käyttöön ja helppo oppia. Assetin SaaS-palvelumalli ja tuettu käyttöönotto mahdollistivat sen, että järjestelmä saatiin käyttöön vaiheittain ilman monimutkaista IT-projektia.
Koulutus ja käyttöönotto sujuivat ketterästi, ja jo ensimmäisten viikkojen aikana käyttäjät alkoivat hyödyntää järjestelmää päivittäisessä työssä.
“Meillä oli selkeä tarve, mutta ei halua käynnistää kuukausien mittaista IT-hanketta. Assetti saatiin käyttöön verrattain nopeasti, ja se on osoittautunut juuri niin käytännölliseksi kuin toivoimme,” Hokkanen kertoo.
Aikaisemmin raportit ja tunnusluvut koostettiin manuaalisesti eri lähteistä, mikä vei aikaa ja altisti virheille. Nyt samat tiedot ovat saatavilla ajantasaisesti suoraan Assetista.
Raportointi on yksinkertaista ja nopeaa – ja ennen kaikkea johdon päätöksenteon tukena on aina ajantasainen tieto.
Lisäksi Assetin mittaristo ja dashboardit auttavat seuraamaan liiketoiminnan kehitystä päivittäin:
Kaikki tärkeä tieto löytyy yhdestä paikasta, mikä tekee toiminnasta ennakoivaa ja läpinäkyvää.
Assetin käyttöönotto on osoittanut, että kiinteistöjohtaminen liikekiinteistöissä voi olla yhtä digitaalista ja datalähtöistä kuin sijoituskiinteistöpuolella.
Markku Hokkanen näkee, että vastaavaa kokonaisratkaisua ei ole aiemmin ollut tarjolla liikekiinteistöjen tarpeisiin:
“Kiinteistöalalla on monia ohjelmistoja, mutta suurin osa on suunniteltu asunto- tai sijoituskiinteistöjen hallintaan. Liikekiinteistöpuolella tarve on erilainen, ja Assetti vastaa siihen suoraan. Se on käytännöllinen, selkeä ja ennen kaikkea kokonaisvaltainen.”
Assetin käyttöönoton myötä Assi Group on pystynyt vähentämään manuaalista hallinnollista työtä merkittävästi. Kun tiedot eivät enää ole hajallaan, aikaa jää enemmän asiakastyöhön, palvelun kehittämiseen ja strategiseen johtamiseen.
Tietojen yhtenäistäminen ja automaattiset laskutuskäytännöt ovat vähentäneet virheitä ja helpottaneet raportointia.
“Kun näemme yhdellä silmäyksellä, mitä tiloja on vapaana, mitä on tarjottu ja milloin sopimukset päättyvät, pystymme reagoimaan nopeammin ja palvelemaan asiakkaita paremmin,” Hokkanen tiivistää.
Assi Group jatkaa Assetin hyödyntämistä ja kehittää sen avulla kiinteistöliiketoimintaa entistä datalähtöisemmäksi. Tulevaisuudessa tavoitteena on laajentaa käyttöä ja hyödyntää järjestelmän analytiikka- ja raportointiominaisuuksia entistä syvällisemmin.
Assi Groupin ja Assetin yhteistyö osoittaa, miten moderni ohjelmistoratkaisu voi mullistaa liikekiinteistöjen hallinnan. Kun tiedot ovat yhdessä paikassa ja työkalut tukevat päivittäistä tekemistä, syntyy parempia päätöksiä, tehokkaampaa työtä ja tyytyväisempiä asiakkaita. Jos olet kiinnostunut saamaan vastaavat hyödyt omaan kiinteistösalkkuusi, ole yhteydessä.
.png)
